在我眼裡稀鬆平常的事,原來在別人眼中,可能很陌生。
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就像我們常常看到的文件,明明其他主管知道有這些東西,卻無法了解名稱、內容或文件之間的關聯性。
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「如果要應對這一項查核的話,要拿XXX紀錄表。」我比著查核重點與準備資料對應表,跟主管說明時,他們幾乎一臉茫然。
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不是吧?難道他們不知道這是什麼嗎?
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「這個叫做OOO卷宗,這張是XXX紀錄表。」我拿一本文件夾,先展示名稱標示,再翻到內頁,秀出XXX表單。
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主管的眉頭稍微鬆解。
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「開完會後,結果會寫在這張表。等到主管簽完了,就可以進入下一個程序,並放在另一本QQQ卷宗。」我再拿另一份。
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「換句話說,這個QQQ卷宗的資料,是等XXX表單簽完,才有的嗎?」其中一位主管問。
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「沒錯。」我點頭。
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聽到這句話,才知道為什麼每年查核,我會忙成一團了。
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雖然我提供查核重點與資料對應表,但從來沒跟他們說,這些資料代表什麼意義,就請他們幫忙了。
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等到評委來問,他們不知道怎麼回答,只好來找我。
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這個概念就像,老師沒告訴學生公式與符號的定義,就要他們拿這個公式去計算題目。
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這樣不爆炸才奇怪。
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這次導入新的模式,讓我覺得有些感動,同時發現有很多改進空間。
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希望後續能更深入推動一些,讓事情更順利。
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