沒考量對方的需求,我們自認為的奉獻,
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只是感動自己的表演。
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*若不想看心路歷程,請看結論。
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從現場巡視回到辦公室,精神不繼。
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腦袋努力運轉,思考接下來的業務。
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看見前輩轉向自己,拿出一張表單,語氣激昂說:
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「你寫得這麼複雜,人家會看不懂!」
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仔細一看,是繳給姊的資料。
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聽到這個開頭和語調,感應到被唸之可能,
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先開啟M模式。
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姊示意要我過去,隨後一邊指文件資料,
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一邊補充解釋:
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「不是看不懂,而是太複雜了!
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我得先想為什麼你這麼寫?」
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為了節省對方彙整時間,並確認資料完整性,
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做了一份檢查表和彙整表。
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那時滿心歡喜,認為這樣很"貼心"。
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結果增加對方麻煩,感到委屈和煩悶。
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眼眶起反應,聲音開始沙啞,只是點頭回應。
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姊繼續說:「對你們而言,那幾項是你們需要的,
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可能幫你做得更好。對我們而言,只要知道A,
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用張便條紙寫一寫就好了。額外寫B和C,
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坦白說根本沒用,只是增加作業時間而已。」
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以用手機為例,A是使用說明,
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告訴我們如何操作,怎麼開機。
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B告知手機類型和規格,C提及相關原理。
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對手機使用方而言,除非打算深入了解,
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不然只要了解使用說明就好。
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姊單刀直入,一針見血。殺得不自覺流淚。
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好險戴口罩防衛,她沒發現。
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短文《沒事,只是眼睛流汗罷了。》提到:
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眼淚,不見得是一種懦弱的象徵,
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而是揉合多種情緒:
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1.生氣:花了很多時間,對方不領情。
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2.難過:想幫忙,卻越幫越忙。
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3.害怕:原本跟姊已經很少交流,
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她會不會因此討厭我?
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4.釋懷:好險姊跟我說出問題點,
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才知道她的訴求。
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「我知道您的意思,謝謝指導!」
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深呼吸幾次,並打起精神回到坐位。
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看到桌面上的文件,回顧以往做法。
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對於容易健忘的我,寫得越詳細,
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越方便彙整與確認資料。
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對於姊而言,掌握她需要的資料就好。
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綜合上述所言:給自己看的資料,
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與提供給別人的不同。
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在《心得-繞遠路》一文提到,
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前輩說:我常做"多餘"的事。
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有時認為替對方多做一些,資料做得越詳細,
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越能降低誤解,雙方效率越好。
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沒考量對方的需求,我們自認為的奉獻,
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只是感動自己的表演。
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思考告一段落,腦袋拋出反例:
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咦?為什麼同樣是做彙整表,
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一個讓人傻眼,另一個被人稱讚呢?
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兩者附件都很多,差異在於:
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另一種確認表,資料都是他們想看的,
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能方便他們查詢。
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換句話說,不是彙整表不好,而是對象與類別不同。
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青菜蘿蔔各有所好,有人喜歡看很詳細,
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有人希望簡明扼要。
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確認對方的做事方法,或直接問需要什麼資料,
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才能讓雙方達到共識。
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除了溝通和協調外,觀察是另一條漫漫長路。
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/結論
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給自己看的資料,與提供給別人的不同。
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確認對方的做事方法,或直接問需要什麼資料,
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才能讓雙方達到共識。
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今天從家裡要去北車(交辦案件交出去=家裡出發,目的地=北車。)
//按著老鳥指定搭車方式,先轉公車再轉火車。(票價及到達時間預定不會落差過大。)
----超級新手階段-----
//老鳥開始放手一部分,只給完成時間及車資預算,何時出發/搭乘交通工具/票價高低變數排列組合,只要在約定時間出現在北車,不管中間過程如何因應。(老鳥能從時間或是票價推估出門時間,老鳥教會的方式只是其中一條路線完成率高的路線,不會有塞車等等意外發生機率,還能上個廁所休息之類。)
----開始放手時期----
。。。。大約在這一個階段。。。
//妳找到比老鳥路線還要省錢/省時間/各種方式有餘力到北車,老鳥就會完全放手讓妳獨立作業,表示中間路線妳都走過處理過雜七雜八發生的事"""能"""駕輕就熟,不慌不亂。"""""
----看個人能什麼時候發掘這條道路,而不是一直在鬼打牆,主管是不是對我有偏見,是不是對我特別不好。---
邏輯很好用,左右腦很好用。
第一階段,因為什麼都不懂,所以先依循前輩指導方式做,
結果不會差太遠。
第二階段,開始熟悉業務。前輩只提供大方向,
無論過程如何,只要能準時完成就好。
最後階段,由於架輕就熟,找出比前輩更有效率的方式。
此時前輩安心後,完全放手。
/
偶爾的確認為主管有偏見XD
現在覺得是「行為」問題,與人格無關係。
了解兩者差異後,現在比較少主管對自己不好的念頭。
/
如果是師父的業務,目前第一階段和第三階段,各佔兩成,
第二階段則佔六成。(部分例行業務週期太長,才遇過一次)
前輩的話,能感受他部分完全放手,稍微安心一些,
還有些業務慢慢交接,努力中!
希望能像酸酸大所言,能早點發掘這條路。
其實我工作時,覺得寫的多或寫的少都無彷,重點是要寫出關鍵字,只要重點有寫出來,我都可接受。
我最怕的是在一堆字當中,還必須要幫學妹找重點,蹙著眉重新問她來龍去脈,這就比較無言。
小莫寫的鉅細靡遺,我覺得很好啊!或許那位姊姊覺得她都會了,妳何必寫那麼多,但如果是我,我會覺得小莫很認真,所以會先稱讚,再婉轉的告訴小莫我的需求。
因為我覺得寫的仔細是學習的一個過程,遵循明確的SOP本來就是好事,應該以鼓勵取代個人的需求和喜好。
但為了不得罪那位姊姊,就還是by. order吧!哈哈(非常俗仔的Mary)
畢竟得罪姊,會吃不完兜著走XD(開玩笑)
認同Mary所言,重點在於要寫出關鍵字。
我彙整的必要資訊,對姐而言不一定重要。
搞不好在她眼裡,就像妳學妹那樣XD
關鍵字藏在一堆字中,還得問我來龍去脈w(驚覺
/
哈哈!姊論公嚴格,有話直說,欣賞她直率。
只要不要「惹」到她,論公是好老師,論私很親切~
很開心她願意跟我明說,至少不是背後講~
/
謝謝Mary鼓勵和讚美// 同時欣賞先稱讚再提出訴求,
感覺一定是溫柔主管// 這一點要好好學習(筆記
認同寫仔細是學習的過程:)現在只要遇到不熟業務,
先確認規章,不懂問前輩和師父,把流程寫下來。
未來希望能像Mary一樣,讓後人有所依循!
//A是使用方式,標準流程,她的老鳥位置只需要知道A。
(她不是來上課,也不是沒有做過菜鳥一飛沖天空降到這位置,基礎及概念會有,A建立在有BC來支撐背景,有些畫蛇添足。)
//光是內容透露出老鳥的主管認同妳的努力將BC誠實認真寫出來,防範有心人套話,可能妳本人無意間覺得沒有什麼卻是重要的開會內容決策備案選項。
(今天含義包括是她"""提醒妳""""不要將知道的事供出來,這社會上人在飄總有藏幾手。)
//要是有心人套妳的存款數字及密碼,妳會不會說出銀行及金額數字?從什麼時候開始存?
(套用相同邏輯⋯⋯做到老鳥才會知道的事⋯⋯)
觀察一段時間再好好向主管說,妳有感覺到她檯面下想表達意思,
有時出包給她暗示(便條紙)她有心理準備圓過去,不是白紙黑字給證據確鑿⋯⋯刀下難救人。
聽到姊認同努力,還是稍微慰藉//
感謝酸酸大提醒,知道別把知道的事寫出來,避免一些衍生問題。
突然想到:姊前幾天提醒自己,不要在呈給主管的便條紙上,
提示要把文件還回來,可能讓主管感覺我在教他。
對他們而言,這是常識,不需要我提醒。
只是曾遇到一個例子:主管簽完直接收起來,差點過文件時效XD
現在想改用定期跟催。
/
認同酸酸大提到:不要把知道的事,全部寫出來。
尤其是決策備案選項,一旦被套話而透漏,有可能讓人利用。
這一點還在學習(筆記),學習必要時沉默是金。
/
可能我舉例不好,A是必要資訊,B能參考附件得知,C是檢查表。
以手機說法,C用來確認附件有沒有備齊:)
對於姊而言,A無法從附件知道,一定要提供給她,不然她沒辦法辦。
額外做B,是想省她的時間w
檢查表如姊所言,她需要的資料跟我不同,對她沒幫助。
/
我想可能是跟姊接觸太少,明明她是現實中的御姐,
卻被氣勢嚇到保持距離w實在愧對御姐控稱號~(大誤
現在多多觀察,同時嘗試互動,說不定有所轉變